Iekšējās trauksmes celšanas sistēma. Soli pa solim

Latvijā Trauksmes celšanas likums ir stājies spēkā 2019. gada 1. maijā. Tas, tāpat kā jaunā Eiropas Savienības Trauksmes cēlēju aizsardzības direktīva, nosaka – uzņēmumos, kuros ir vairāk nekā 50 darbinieki, ir jāievieš efektīvs trauksmes celšanas mehānisms. Pagaidām sodi par iekšējās trauksmes celšanas sistēmas neieviešanu nav paredzēti, taču zināms, ka ne visi uzņēmumi, uz kuriem likums attiecas, sistēmu ir ieviesuši.

Kas ir jādara uzņēmumam, kura vadība pieņem lēmumu, ka iekšējā trauksmes celšanas sistēma uzņēmumā ir jāievieš? Aprakstīsim secīgi soli pa solim.

1. Uzņēmuma ieguvumu identificēšana

Uzņēmuma vadītājiem ir vērts apzināties trauksmes celšanas sistēmu ne tikai kā kārtējo likuma radīto slogu, bet identificēt arī uzņēmuma ieguvumus. Prognozējiet situācijas, par kuru savlaicīgu informēšanu un uzzināšanu uzņēmums tikai iegūs, arī finansiāli, piemēram, atklājot pārkāpumus iepirkumos, par videi nodarītiem kaitējumiem, krāpšanu u. c. Aicinām uzņēmuma vadību apzināties, ka būs papildu ieguvumi no ziņošanas – tā dos iespēju uzzināt par darbinieku novērojumiem un bažām, identificēt iespējamās kļūdas un problēmas. Sekmīga sistēma veicinās to, ka uzņēmuma problēmas paliks iekšienē – uzzinot par dažādām darbības nepilnībām, tās varēs likvidēt un uzlabot uzņēmuma darbību.

Sīkāk par šo esam rakstījuši iepriekš: Ko iegūst uzņēmums, ieviešot trauksmes celšanas sistēmu.

2. Atbildīgo personu vai struktūrvienības noteikšana

Vienojieties par atbildīgo personu – vēlams noteikt vismaz divas personas vai struktūrvienību, kas būs atbildīga par sistēmu, pieņems un izmeklēs ziņojumus. Ja iespējams, iesakām nozīmēt vismaz divas personas, lai potenciālais trauksmes cēlējs var izvēlēties, ar kuru kontaktēties, kā arī sarežģītās situācijās atbildīgās personas var strādāt kopā. Uzņēmumu pieredze ir dažāda – tie var būt speciālisti no Personāla daļas, juristi, atbilstības speciālisti vai citi. Mazākos uzņēmumos nereti par kontaktpersonu izvēlas tieši uzņēmuma vadītāju. Veidojot sistēmu jau no paša sākuma iesaistiet šīs personas – kopīgi diskutējiet par piemērotākajiem sistēmas risinājumiem.

3. Instrukcijas un saistīto dokumentu sagatavošana

Izvērtējiet, vai iekšējos dokumentus sagatavosiet paši, vai labāk ir piesaistīt kādu uzņēmumu vai organizāciju, kas var konsultēt un sagatavot dokumentus. Delnai ir dažāda pieredze – esam gan konsultējuši uzņēmumus, gan izstrādājuši visus nepieciešamos dokumentus un komunikācijas vadlīnijas.

Sagatavojiet sarakstu ar iekšējiem dokumentiem, kuri ir jāizstrādā no jauna – parasti tā ir instrukcija un trauksmes cēlēja ziņojuma veidlapa, un, kuri dokumenti ir jāpapildina. Delnas Trauksmes celšanas centrs iesaka papildināt darba līgumu, iekšējās kārtības noteikumus, līgumus ar sadarbības partneriem, ētikas kodeksu u. c. atkarībā no uzņēmuma specifikas.

4. Ziņošanas kanālu izvēle

Vienojieties par trauksmes celšanas kanāliem, kas ir visērtākie jūsu uzņēmumā un nodrošina trauksmes cēlēja sniegto datu drošību un identitātes aizsardzību. Pieredze rāda, ka reti kad ir jāveido jaunas sistēmas – efektīvi tiek izmantotas jau esošās. Speciāla e-pasta adrese, tālrunis, pasts, tikšanās klātienē ar kontaktpersonu ir visbiežāk izmantotās arī no trauksmes cēlēju puses un neprasa papildu ieguldījumus.

Specializētie ziņošanas kanāli, iespējams, būs nepieciešami lielajos uzņēmumos: speciāla diennakti pieejama tālruņa līnija, mobilā lietotne, sociālo mediju kanāli, tiešsaistes forma, kas ir īpaši izveidota, lai ziņotu par iespējamiem pārkāpumiem.

5. Iekšējās komunikācijas materiālu sagatavošana

Sagatavojiet iekšējās komunikācijas vadlīnijas un materiālus: kā informēsiet visa līmeņa darbiniekus par iekšējās trauksmes celšanas sistēmas ieviešanu, kur publicēsiet vai kā izplatīsiet informāciju, ko teiksiet, ko aicināsiet darīt, kādu informāciju publicēsiet un izsūtīsiet iekšējos tīklos, kā komunikācijā iesaistīsiet uzņēmuma vadītājus un darbinieku tiešos vadītājus. Protams, iekšēji vienojaties, kurš darbinieks to darīs un turpinās regulāri komunicēt ar visu kolektīvu – par trauksmes celšanas sistēmu atbildīgā persona vai kāds cits.

Informējiet arī sadarbības partnerus, brīvprātīgos, potenciālos darbiniekus u.c. – publicējiet informāciju savā mājaslapā, sadarbības partneriem – iekļaujiet līgumos un paskaidrojiet sistēmas principus.

6. Visa līmeņa darbinieku apmācības

Iepazīstiniet visa līmeņa darbiniekus ar iekšējo trauksmes celšanas sistēmu. Kā jau minēts – sekmīgai sistēmas darbībai uzņēmuma vadītāju attieksme ir īpaši svarīga. Ja uzņēmuma vadītāji vai vidējā līmeņa vadītāji (darbinieku tiešie vadītāji) nebūs pārliecināti par sistēmas potenciāli pozitīvajiem ieguvumiem, to nopietni neuztvers arī darbinieki. Jāapzinās, ka nereti darbinieks savam tiešajam vadītājam pirmajam izteiks aizdomas par kādu potenciālu trauksmes celšanas gadījumu, tāpēc svarīga ir vidējā līmeņa vadītāju sagatavošana – kā reaģēt šādās situācijās un, kā nodrošināt trauksmes cēlēja aizsardzību.

Veiciet sākotnējās apmācības un atkārtojiet tās regulāri, piemēram, reizi gadā. Ieteicams – visiem darbiniekiem. Trauksmes celšanas ziņojuma veidlapas aizpildīšana var nebūt vienkārša, taču tieši korekti aizpildīts ziņojums var būt par pamatu ziņotāja likumā paredzētajai aizsardzībai pret nelabvēlīgām sekām.

7. Regulāra atgriezeniskā saite

Ikdienas trauksmes celšanas sistēmas uzturēšanā nozīmīga ir regulāra visa līmeņa darbinieku informēšana par sistēmas darbību. Šāda atgriezeniskā saite var palīdzēt vadībai veidot patīkamāku uzņēmuma iekšējo vidi, uzticības attiecības, kā arī veidot uzņēmuma publisko tēlu.

Darbiniekiem, kuri cēluši trauksmi, ir svarīgi savlaicīgi saņemt informāciju, ka ziņojums ir saņemts un tiek izskatīts. Izsakiet ziņotājam pateicību par ziņojuma iesniegšanu (pat, ja tas netiek atzīts par trauksmes celšanas gadījumu), informējiet viņu par izmeklēšanas gaitu un rezultātiem. Informējiet visu kolektīvu un sadarbības partnerus – publiski, gada pārskatos, mājaslapā. Stāstiet sadarbības partneriem – par uzņēmuma iekšējo politiku un, to, ka darbinieki uzticas iekšējai trauksmes celšanas sistēmai un vadībai, jo ziņo. Apkopojiet un publiskojiet ziņojumu skaitu, raksturu, rezultātus un ieguvumus no ziņojumu saņemšanas (protams, saglabājot trauksmes cēlēja konfidencialitāti un iespējas identificēt).

Sīkāk šajā rakstā apkopojām to, Kā uzņēmumā veiksmīgi ieviest un uzturēt iekšējās trauksmes celšanas sistēmu.

8. Regulāra sistēmas izvērtēšana

Trauksmes celšanas sistēmas darbību ieteicams regulāri novērtēt. Analizējiet praktisko pieredzi – saņemtos trauksmes cēlēju ziņojumus un gadījumu izmeklēšanas gaitu. Iespējams, būs priekšlikumi, kā precizēt iekšējo trauksmes celšanas instrukciju, lai sistēma strādātu efektīvāk.

Delnas Trauksmes celšanas centrs un Alianse pret korupciju Latvijā aicina uzņēmumus konsultēties par jautājumiem, kas saistīti ar iekšējās trauksmes celšanas sistēmas ieviešanu, novērtēšanu, pilnveidi, lai darbinieki un sadarbības partneri var droši ziņot par novērotiem iespējamiem pārkāpumiem.

Alianse pret korupciju Latvijā ir brīvprātīga, neformāla sadarbības platforma starp uzņēmējiem un uzņēmumiem, Latvijas tiesībaizsardzības iestādēm un atbildīgiem cilvēkiem. Alianses uzdevums ir cīnīties pret korupciju, jo, kur korupcija ir mazāka, tur sekmīgāk attīstās uzņēmējdarbība, notiek labvēlīgas valstiskas pārmaiņas, ceļas labklājība un ieguvējs ir katrs cilvēks.

Raksts tapis ar Atklātības fonda līdzfinansējumu.